Handicaprådets forretningsorden

§1

Stk. 1. Rådet afholder otte ordinære møder årligt med sekretariatsbetjening. Møder i Handicaprådet derudover afholdes uden sekretariatsbetjening. Rådets møder er ikke offentlige. Rådets ordinære møder fastlægges - så vidt det er muligt - et år frem.

Stk. 2. Mødelederen sikrer at alle med ønske herom kommer til orde ved hvert punkt og afrunder punktet med at konkludere sagen.

Stk. 3. Handicaprådet har mulighed for at afholde møder ude i byen eller studieture for at indhente inspiration og viden.

Stk. 4. Ekstraordinære møder kan indkaldes af formanden, byrådet eller to af rådets medlemmer.

Stk. 5. Ekstraordinære møder varsles med mindst syv dage på formandens initiativ. Der skal oplyses om de emner, der ønskes behandlet.

Stk. 6. Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et møde (planlagt forfald), kontakter vedkommende selv sin stedfortræder. Medlemmet giver besked om afbud både til formanden og til sekretæren.

§2

Stk. 1. Formandens opgaver:

• Forbereder, leder og følger op på rådets møder, herunder udformning af dagsorden
• Koordinerer rådets og eventuelle arbejdsgruppers arbejde
• Underskriver rådets korrespondance sammen med sekretæren
• Varetager rådets repræsentative opgaver.

Stk. 2. Næstformandens opgaver:

• Varetager formandens opgaver i dennes fravær
• Forbereder sammen med formanden rådets møder, herunder udformning af dagsorden
• Følger rådets arbejde særlig aktivt.

Stk. 3. Formand og næstformand holder sig orienteret om Viborg Byråds og Økonomi- og Erhvervsudvalgets behandling af sager, og orienterer rådet om relevante sager på førstkommende møde.

Stk. 4. Sekretariatets opgaver i forbindelse med de otte ordinære møder i Handicaprådet:

• Udformning af dagsorden med en tilpas beskrivelse af sagerne
• Gør dagsordenen tilgængelig for rådets medlemmer
• Fører kort beslutningsreferat under møderne
• Sørger for medlemmernes underskrift i protokollen
• Udsender beslutningsreferat fra møderne
• Sørger for arkivering af rådets sager
• Sørger for reservation af lokaler til møderne
• Administrativ bistand til formanden/næstformanden.

§3

Stk. 1. Dagsordenen skal indeholde følgende faste punkter:

• Opfølgning på sidste møde
• Orientering fra formanden
• Handicaporganisationernes spørgsmål til aktuelle udvalgssager
• Handicaprådets mødeliste
• Tilsynsrapporter til orientering
• Eventuelt, herunder punkter til orientering til pressen

Stk. 2. Medlemmer, der ønsker emner optaget på dagsordenen, skal senest 14 dage før fastlagt møde rette henvendelse til formanden eller næstformanden.

Stk. 3. Dagsorden udsendes pr. mail til rådets medlemmer senest otte dage før mødet. Dagsorden sendes også pr. mail til byrådets medlemmer til orientering.

§4

Stk. 1. Alle afgørelser træffes ved almindeligt stemmeflertal.

Stk. 2. Beslutningsprotokollen underskrives af de deltagende medlemmer ved mødets afslutning.

Stk. 3. Beslutningsreferat offentliggøres på Viborg Kommunes hjemmeside senest syv dage efter mødet.

Stk. 4. Beslutning om særskilt orientering af pressen afgøres på Handicaprådets møde under eventuelt.

§5

Stk. 1.Handicaprådet kan nedsætte faste eller ad hoc arbejdsgrupper. Formanden for en arbejdsgruppe er altid et medlem af Handicaprådet. Rådet fastsætter arbejdsgruppens kommissorium.

§6

Stk. 1. Handicaprådet udpeger af sin midte medlemmer til repræsentative forsamlinger.

§7

Stk. 1. Post til Handicaprådet modtages af formanden, der sørger for sagernes fordeling. Skrivelser vedrørende generelle emner underskrives af formanden sammen med sekretæren. Rådets medlemmer får kopi af al udgående post enten sendt pr. mail – eller som bilag til den elektroniske dagsorden for førstkommende møde. Det praktiske kontormæssige arbejde tilrettelægges i samarbejde med kommunen.