Frivilligrådets forretningsorden

§ 1

Frivillighedsrådets formål, opgaver, sammensætning og økonomi samt relationen mellem Frivillighedsrådet og SSU, fremgår af denne forretningsorden.

§ 2

Samarbejdet mellem kommune og Frivillighedsrådet har til formål at styrke og udvikle det frivillige sociale arbejde i Viborg kommune i samspil med borgerne.

§ 3

Følgende interesse- og virkeområder tilstræbes repræsenteret i Frivillighedsrådet:

1. Ældre/ensomme
2. Børn og unge
3. Andre, herunder handicapområdet, humanitære foreninger, sygdomsforeninger og flygtningeområdet med videre.

§ 4

Frivillighedsrådet består af 7 medlemmer. I ulige år vælges 3 og i lige år vælges 4 medlemmer.

Medlemmerne vælges for 2-årig periode. Genvalg kan finde sted. Der vælges også 2 suppleanter.

§ 5

Foreninger som repræsenterer områder 1 – 3. i § 3 indstiller kandidater, som kan vælges på repræsentantskabsmødets deltagere inden udgangen af maj måned. Kandidaterne offentliggøres inden mødet. Alle fremmødte stemmeberettigede foreninger på repræsentantskabsmødet har stemmeret med 1 stemme. Ved stemmelighed lodtrækning.

§ 6

Frivillighedsrådet vælger af sin midte 1 formand og 1 næstformand. I tilfælde af stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. Desuden vælges der også en kasserer og en sekretær.

Formanden og næstformanden udgør samlet et formandskab.

§ 7

Viborg kommune modtager via bloktilskud fra staten et årlig beløb til støtte af frivillig socialt arbejde, og afsætter hvert år budget til Frivillighedsrådets arbejde.

§ 8

Ansøgninger om tilskud indkaldes 2 gange om året ved annoncering på kommunens hjemmeside.

Ansøgningsfristen er hvert år den 1. oktober og den 1.marts. Der anvendes et elektronisk ansøgningsskema, som findes på kommunens hjemmeside.

§ 9

Frivillighedsrådet behandler indkomne ansøgninger og forelægger en prioriteret indstilling til SSU. Frivillighedsrådet har alene indstillingsret. SSU har beslutningskompetencen.

Ansøgninger behandles efter følgende retningslinjer

• Aktiviteter der har et konkret socialt formål og primært udføres af frivillige
• Aktiviteten skal primært være rettet mod borgere bosat i kommunen
• Der kan ydes støtte til frivillige foreninger/grupper i en opstartsfase
• Der ydes ikke støtte til enkeltpersoner, men til aktiviteter målrettet afgrænsede grupper
• Der ydes normalt ikke støtte til husleje og løn

§ 10

Staten har afsat en økonomisk pulje til kommunerne, for at de skal understøtte udvikling af det sociale arbejde. Frivilligrådet udarbejder forskellige scenarier for, hvordan puljen anvendes, og SSU godkender Frivilligrådets indstilling.

§ 11

På repræsentantskabsmødet tages initiativ til første møde i rådet – hvor denne skal konstituere sig.

Rådet kan indkaldes på initiativ af formand/næstformand/Viborg Kommune eller 2 rådsmedlemmer.

§ 12

Rådet afholder møder efter behov, dog mindst 6 gange årlig.

Rammer for møderne:

1. Indkaldelse og dagsorden til møderne udsendes elektronisk senest 8 dage før mødets afholdelse.
2. Til hvert rådsmøde vælges 1 ordstyrer på skift, (formand og sekretær fritages).
3. Mødet begynder og afsluttes til berammet tid.
4. På hvert rådsmøde skal der være mindst 3 faste punkter:
   Godkendelse af referat – orientering fra formanden og orientering fra kasserer.
5. De enkelte medlemmer af rådet er inhabile og forlader midlertidig mødet, når der behandles sager og ansøgninger om støtte vedrørende den forening/organisation som rådets medlem repræsenterer. Rådet kan dog bede medlemmer om at redegøre nærmere for ansøgningen.
6. Rådet kan, når forholdene taler herfor, bemyndige formandskabet til at afgive svar på rådets vegne
7. Rådet/formandskabet kan på eget initiativ rette henvendelse til såvel Social- og sundhedsudvalget, byrådet samt enhver kommunal myndighed med forespørgsler og forslag.
8. Rådet kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper til belysning af særlige problemstillinger.
9. Rådet kan til sine møder indkalde faglig ekspertise til udredning af relevante emner.
10. Rådsmøderne planlægges, så der i størst muligt omfang tages hensyn til de forskellige medlemmers arbejde og transportmuligheder.
11. Rådets ordinære møder fastlægges på møde umiddelbart efter konstituering og så vidt muligt for 1 år frem.
12. Formandskabet udarbejder dagsorden til rådsmøderne.
13. Rådet er beslutningsdygtig når formand eller næstformand og et flertal af rådets medlemmer er til stede: afstemning foregår ved almindeligt flertal blandt de tilstedeværende. I tilfælde af stemmelighed er formandens/næstformandens stemme afgørende.
14. Rådet afgiver 1 gang årlig beretning til repræsentantskabsmødet.

§ 13

Der udarbejdes referat af hvert møde. Referatet sendes elektronisk senest 8 dage efter rådsmødet til rådsmedlemmer.

§ 14

Rådsmedlemmer har herefter 8 dage til at kommentere referatet overfor formandskabet. Efter hensyntagen til de afgivne kommentarer betragtes referatet herefter som godkendt. Det godkendte beslutningsreferat offentliggøres på kommunens hjemmeside.

§ 15

Rådets medlemmer har tavshedspligt vedrørende alle forhold, der drøftes på møderne.

§ 16

1 medlem af Frivilligrådet kan ekskluderes, når medlemmet direkte modarbejder rådet, eller det politiske udvalg. En eventuel eksklusion skal efter indstilling fra Frivilligrådet behandles som en lukket sag og afgøres i det politiske udvalg, som Frivilligrådet henhører under.

§ 17

Denne forretningsorden kan ændres, hvis 2/3 af et beslutningsdygtig råd kan tilslutte sig ændringsforslag.

Denne forretningsorden er udarbejdet og godkendt af Frivillighedsrådet i Viborg Kommune den 18-2-2020.